Judul : Pembuatan Laporan & Proposal Sebagai Salah Satu Bentuk Komunikasi Bisnis
A. Pendahuluan
Komunikasi Bisnis berbentuk tulis, lisan atau oral. Yang tulis bisa menggunakan media komunikasi umum, massa, tradisioanl, media cetak, dan sebagainya. Yang oral bisa berbentuk dialog, ceramah, diskusi, seminar, dsb. Yang tulis untuk internal bisa berbentuk :
1. Surat (Korespondensi).
2. Laporan kegiatan perusahaan/kerja dsb.
3. Bisa berbentuk proposal (Kerangka Acuan) untuk membuat sebuah perencanaan/usulan/penelitian/pembangunan pabrik dsb.
Dalam pertemuan kali ini kita akan membahas mengenai :
1. Penulisan/pembuatan sebuah laporan kerja, kegiatan perusahaan dsb.
2. Membuat proposal atau kerangka acuan
B. Pengertian Laporan
“Laporan adalah bentuk pesan yang disampaikan secara sistematis dan obyektif yang digunakan untuk menyampaikan informasi/pesan dari suatu bagian organisasi kepada bagian lain atau lembaga lain untuk membantu pengambilan keputusan atau memecahkan persoalan”.
Biasanya laporan diminta oleh atas yang lebih berwenang, laporan biasanya dibuat oleh pimpinan tingkat bawah, atau menengah yang disampaikan kepada atasan. Laporan biasanya hanya diketahui oleh khalayak yang khusus atau terbbatas. Laporan jarang diumumkan, laporan digunakan untuk membuat kesimpulan atau keputusan dalam manajemen.
Jenis Laporan :
1. Laporan formal dan informal. Yang formal perlu data, perlu keobyektifan, perincian secara panjang lebar.
2. Sedangkan laporan informal, singkat, kadangkala menggunakan bahasa yang tidak baku, sering juga singkat melalui bentuk memorandum (memo).
Kedua laporan ini hanya berbeda lembar dan halaman laporan. Tetapi keduanya memiliki tujuan sama, yaitu memberikan data kepada atasan sebagai bahan untuk atasan mengambil satu keputusan organisasi.
Kadangkala laporan dibagi juga :
1. Laporan internal untuk kepentingan perusahaan
2. Laporan eksternal, laporan yang dibuat dan di tunjukan untuk orang luar perusahaan, seperti pemerintah, atau perusahaan partner.
Format Laporan
Kata format dapat berarti bentuk atau ukuran. Penggunaan kertas juga bisa berbeda ukuran . bisa ukuran folio (panjang) bisa juga ukuran kwarto (agak pendek). Laporan memiliki format dan urutan-urutan. Urutan harus saling menunjang antara alinea 1,2,3 dst. Harus urutan logis.
Catatan : membuat laporan harus menggunakan, 5 W dan 1 H
• Apa yang akan dilaporkan (What)
• Siapa saja, orang yang akan menjadi data yang akan dilaporkan (Who)
• Kapan laporan itu (tahunan, tengah bulan, bulanan dsb) (When)
• Mengapa laporan itu dibuat (Why)
• Dimana laporan itu dibuat, di dalam perusahaan, diluar perusahaan (Where)
• Bagimana proses kejadian pembuatan ampai terjadinya (selesainya) laporan terebut (How).
Organisasi Laporan
Laporan harus dibuat dalam ruang lingkup kerucut terbalik dengan organisasi laporan sebagai berikut:
Judul
1. Pendahuluan (Bab Pendahuluan)
2. Bab Isi
3. Bab Rangkuman, keimpulan dan rekomendasi
4. Catatan
Pendahuluan
Dibagian ini biasanya diuraikan latar belakang dibuatnya laporan terebut. Maksud laporan itu juga ditulis dalam pendahuluan isi mencakup 5 W dan 1 H diatas.
Dalam menunjang isi dapat digunakan :
Definsi-definsi yang menyangkut dengan topic/judul atau masalh yang dibahas boleh juga menggunakan grafik-grafik dsb. Organisasi laporan biasanya dibuat oleh bab demi bab. Untuk menunjang uraian, perlu disiapkan data yang lengkap, kalau topic masalah keungan, maka masalah yang menyangkut keuanganperusahaan dapat dikumpulkan, untuk dibuat dalam laporan itu.
C. Pengertian Proposal
1. Proposal dapt berarti uaulan, dapat juga diebut kerangka acuan, kerangka usaulan. Proposal biasanya dibuat untuk keperluan :
1.1 untuk penelitian
1.2 untuk pembangunan proyek
1.3 untuk pencarian dana yang dilakukan oleh ebuah tim/panitia
1.4 untuk rancangan kerja pendirian ebuah perusahaan dll.
2. Metode tulisan
Tidak jauh dari pembuatan laopran, tetapi proposal ada urutan-urutan yang kadang kala sudah baku seperti :
a. Judul proposal
b. Pengantar
c. Latar belakang
d. Pentingnya penelitian atau…
e. Perumusan masalah
f. Tujuan penelitian atau ……
g. Prosedur penelitian atau….
h. Jadwal kegiatan
i. Pelaksanaan
j. Anggaran
Judul Proposal
Di dalam judul ini terungkap ecara singkat malah yang diteliti atau direncanakan, subyek yang diteliti atau direncanakan metode dan tujuan penelitian menggambarkan hubungan antara dua variable (minimal).
Pengantar
Pengantar dimaksud untuk menarik perhatian. Pengantar mengarahkan pembaca pada topic penelitian atau perencanaan dan membangkitkan atau merangsang aliran gagasan penulis. Tulislah pengantar dengan kalimat-kalimat pembuka seperti kutipan yang relevan, pernyataan teoriti, atau gambaran situasi. Pengantar ingkat saja.
Perumusan Masalah
Perumusan masalah ini sering disebut pernyataan masalah. (State Of Problems). Diungkap disini keserahan, kesulitan, dilemma, persoalan yang harus daiatasi. Ada sesuatu yang tidak beres ada penjelasan yang tidak meyakinkan, ada keraguan tentang ide-ide atau teori-teori lama, ada sesuatu yang harus segera dilakukan. Masalah juga mengungkapkan perkiraan situasi “Sinyalmen” tentang kejala yang terjadi.
Latar Belakang
Latar belakang adalah pemerian lebih lajut dari pengantar dan perumusan masalah. Disini anda meneropong pernyataan-pernyataan sebelum dengan menggunakan teknik-teknik pengembangan pokok bahasan : penjelasan, ilustrasi, analogi, kutipan dari orang-orang atau lembaga-lembaga yang memilki otoritas, statistic dan argumntatif logi yang anda tarik dari pernyataan-pernyataan sebelumnya.
Kalau pembuatan proposal untuk skripsi, penting penelitian (Significance) ini diebut Alasan Pemilihan Masalah. Didalam urainya urainya mencakup :
1. Menjelaskan mengapa penelitian ini dilakukan.
2. Apa yang diharapkan hasilnya nanti
3. Apa yang disumbangkan untuk kepentingan orang lain dari penelitian ini.
Kalau laporan, maka dijelaskan tujuan pembuatan laporan tersebut.
D. Jenis Laporan
1. Laporan Formal (Resmi) biasanya dibuat satu bulan sekali, satu triwulan sekali, setengah tahun sekali, atau setahun sekali, sesuai dengan kebutuhan.
2. Laporan Non Formal, biasanya laporan diperlukan sewaktu-waktu, laporan mendadak atau inisidental.
Dilihat dari panjang pendeknya maka laporan dapat dibagai juga :
1. Laporan panjang
2. Laporan pendek
Tergantung jumlah halaman yang digunakan dalam pembuatan laporan terebut, tergantung dalam masalah yang dilaporkan. Dilihat dari pesan (isi pesan) laporan-laporan dapat di bagi :
1. Laporan yang berisi informasional, hanya memberikan informasi tentang kemajuan suatu bidang dalam perusahaan tersebut, biasanya singkat.
2. Laporan Analisi, yang menyajikan data atau grafikgrafik perkembangan ecara mendalam.
Dilihat dari sudut asaranya dapat dibagi :
1. Laporan untuk keluar perusahaan (pemerintah) disebut laporan ekternal.
2. Laporan untuk kedalam perusahaan disebut laopran internal, termasuk jenis vertical dan internal disbut diatas.
Laporan dilihat sudut waktu pelaporan dapat di bagi :
1. Laporan berkala ini meliputi :
1.1 Bulanan
1.2 Triwulan
1.3 Senteran
1.4 Tahunan
E. Format Laporan
Format Laporan tidak perlu serumit membuat proposal untuk penelitian cukup :
1. Pendahuluan
2. Isi
3. Rangkuman, kesimpulan dan rekomendasi dan catatan-catatan
0 Response to "Komunikasi Bisnis Pertemuan 11"